Wie melden sich Helfer in TeamUP an? Der Helferaccount einfach erklärt

„Und was sehen eigentlich meine Helfer?“ Das ist eine der häufigsten Fragen, die uns bei unseren persönlichen TeamUP-Einführungen gestellt wird.

Verständlich, denn als Veranstalter lernst du TeamUP zunächst aus deiner eigenen Perspektive kennen: Du legst Veranstaltungen und Posten an, verwaltest Helfer, bearbeitest Bewerbungen und organisierst Einsätze.

Aber Helfermanagement hat immer zwei Seiten.

Deshalb schauen wir uns diesmal die andere an:

• Wie kommen deine Helfer eigentlich in dein TeamUP?
• Wie funktioniert die Registrierung?
• Und was können Helfer anschließend mit ihrem eigenen Account machen?

Du möchtest wissen, wie TeamUP zu deinem Helfermanagement passt? In einer persönlichen Einführung zeigen wir dir TeamUP und beantworten deine Fragen.

Helfer haben in TeamUP einen eigenen Account

In TeamUP sind Helfer nicht einfach nur Kontakte, die du als Veranstalter in einer Liste verwaltest.

Jeder Helfer hat einen eigenen Account und damit einen persönlichen Zugang zu deinem TeamUP. Darüber kann er unter anderem veröffentlichte Veranstaltungen und freie Posten ansehen, sich für Einsätze bewerben und Informationen zu seinen Einsätzen abrufen.

Auch die Kommunikation zwischen dir und deinen Helfern wird dadurch einfacher: Helfer finden hinterlegte Kontaktinformationen und können die Nachrichtenfunktion nutzen, um direkt aus TeamUP heraus mit dir in Kontakt zu treten.

Doch bevor das alles möglich ist, muss der Helfer natürlich erst einmal in dein TeamUP kommen.

Wie finden meine Helfer die Registrierung?

Du bist noch auf der Suche nach Unterstützung für deine Veranstaltung? In unserem Beitrag „Helfer für Veranstaltungen finden“ haben wir verschiedene Möglichkeiten zusammengestellt, wie du neue Helfer erreichen kannst.

Auf der Startseite deines TeamUP haben Interessierte anschließend zwei Möglichkeiten.

Wer bereits weiß, dass er bei dir helfen möchte, kann direkt auf „Registrieren“ gehen und einen eigenen Account erstellen.

Interessierte können sich aber auch zunächst deine veröffentlichten Veranstaltungen und die dort noch verfügbaren Posten ansehen. Finden sie einen passenden Einsatz, gelangen sie über „Hier möchte ich mithelfen!“ ebenfalls zur Anmeldung beziehungsweise Registrierung.

So können potenzielle Helfer erst einmal schauen, wo du aktuell Unterstützung benötigst, bevor sie sich für einen Account entscheiden.

So registriert sich ein Helfer in deinem TeamUP

Bei der Registrierung legt der Helfer seinen eigenen Account an. Dafür hinterlegt er seine E-Mail-Adresse, legt ein Passwort fest und trägt die benötigten persönlichen Daten ein.

Dabei gibt es einen wichtigen Grundsatz: Ein Account gehört immer genau einer Person.

Deshalb kann jede E-Mail-Adresse auch nur einem einzigen Helferkonto zugeordnet werden. Möchten beispielsweise Ehepartner, Familienmitglieder oder Freunde gemeinsam bei deiner Veranstaltung helfen, benötigt trotzdem jede Person einen eigenen Account mit einer eigenen E-Mail-Adresse.

Das ist wichtig, weil über das jeweilige Konto später auch die persönlichen Bewerbungen, Einsätze und Informationen des einzelnen Helfers laufen.

E-Mail-Adresse bestätigen und dann bist du als Veranstalter dran

Nach der Registrierung bekommt der Helfer zunächst eine E-Mail an die angegebene Adresse. Über den darin enthaltenen Bestätigungslink bestätigt er seine E-Mail-Adresse.

Damit ist die Registrierung auf Helferseite abgeschlossen. Der Account ist aber noch nicht automatisch für dein TeamUP freigeschaltet.

Hier kommst du als Veranstalter ins Spiel.

In deiner Helferübersicht kannst du neue Kontakte nach ihrem Status filtern und anschließend entscheiden, welche Accounts du aktivierst.

Unsere Empfehlung: Schalte bevorzugt Accounts frei, deren E-Mail-Adresse bereits bestätigt wurde und deren hinterlegte Kontaktdaten plausibel wirken.

So hast du noch einmal eine Kontrollmöglichkeit, bevor ein neuer Helfer Zugang zu deinem TeamUP erhält. Ein lediglich neu angelegter Account ohne bestätigte E-Mail-Adresse kann schließlich auch durch eine fehlerhafte Eingabe oder Spam entstanden sein.

Freigeschaltet: Und was kann der Helfer jetzt machen?

Nach der Freischaltung kann der Helfer seinen eigenen Account nutzen. Dort findet er die für ihn relevanten Informationen rund um deine Veranstaltungen und seine Einsätze. Veröffentlichst du freie Helferposten, kann er sich ansehen, wo du Unterstützung benötigst und sich auf passende Posten bewerben.

Dabei sieht er auch die Informationen, die du für die Veranstaltung und den jeweiligen Posten hinterlegt hast, beispielsweise zum Einsatzort, zu den Aufgaben oder zu bestimmten Voraussetzungen.

Damit muss der Helfer nicht für jede Information bei dir nachfragen oder verschiedene Nachrichten durchsuchen, sondern hat einen zentralen Zugang zu den Informationen, die du ihm über TeamUP bereitstellst.

Und wenn doch eine Frage offenbleibt? Dann kann er über die hinterlegten Kontaktdaten beziehungsweise die Nachrichtenfunktion mit dir in Kontakt treten.

Kann ich als Veranstalter Helferkonten selbst anlegen?

In TeamUP 1.5, also unserer aktuellen TeamUP-Version, ist das möglich. Wenn du bereits eine bestehende Helferdatenbank hast, kannst du Helfer per CSV-Datei importieren.

Allerdings gibt es dabei einen entscheidenden Unterschied zur Selbstregistrierung:

Für jeden importierten Helfer musst du selbst ein Passwort festlegen. Anschließend musst du die betreffende Person über ihr angelegtes Konto informieren und ihr die Zugangsdaten einschließlich des vergebenen Passworts mitteilen. Eine automatische E-Mail über das neu erstellte Konto wird nicht verschickt.

Der Helfer kann sein Passwort anschließend in seinem Account unter „Meine Daten“ ändern.

Auch beim Import gilt: Jede E-Mail-Adresse kann nur einem einzigen Helferkonto zugeordnet werden.

Technisch funktioniert dieser Weg also, aber wir empfehlen trotzdem in den meisten Fällen, deine Helfer ihre Accounts selbst registrieren zu lassen. Warum? Weil du dir damit schlicht Arbeit sparst.

Statt Accounts anzulegen, Passwörter zu vergeben und Zugangsdaten einzeln weiterzugeben, stellst du deinen Helfern den Link zu deinem TeamUP zur Verfügung. Sie registrieren sich selbst, bestätigen ihre E-Mail-Adresse und du musst den Account anschließend nur noch prüfen und freischalten.

Mit TeamUP 2.0 wird das manuelle Anlegen von Helferkonten durch Veranstalter nicht mehr möglich sein. Wie die Registrierung dort stattdessen funktioniert, erklären wir ausführlich, sobald die neue Version verfügbar ist. Eins versprechen wir aber jetzt schon: Es gibt einen guten Grund, warum wir diese Funktion nicht mit übernehmen, die sowohl deinen Helfern als auch dir einen großen Mehrwert bietet.

Ein eigener Zugang für jeden Helfer

Ein Helferaccount bedeutet vor allem, dass Helfer selbst aktiv an ihrem Helfermanagement teilnehmen können.

Sie können sich …

• für verfügbare Posten bewerben,
• Informationen zu ihren Einsätzen abrufen,
• bei Fragen Kontakt dir und deinem Veranstalterteam aufnehmen.

Für dich als Veranstalter bedeutet das gleichzeitig: Du musst nicht jede einzelne Information manuell zwischen deinen Helfern verteilen und Rückmeldungen über unterschiedliche Kanäle zusammensuchen.

Stattdessen gibt es mit TeamUP einen gemeinsamen Ort für dein Helfermanagement, für dich und für deine Helfer.

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Schau dir nicht nur an, wie Helfer mit TeamUP arbeiten. Probiere aus, wie sich dein gesamtes Helfermanagement damit organisieren lässt.

Du kannst TeamUP 4 Wochen lang kostenlos und unverbindlich testen. Zum Start nehmen wir uns persönlich Zeit für dich, führen dich und dein Team durch TeamUP und zeigen dir, wie du das System für deine Veranstaltungen und Helfer nutzen kannst.

So kannst du TeamUP direkt mit deinen eigenen Abläufen ausprobieren und herausfinden, ob es zu deinem Helfermanagement passt.

Häufige Fragen zur Helferregistrierung in TeamUP