Helfermanagement endet nicht beim Schichtplan: 9 Phasen für erfolgreiche Veranstaltungen

Wer für die Helferplanung einer Veranstaltung verantwortlich ist, denkt in Schichtplanung, Einsätzen, Orten und dem Bedarf am Veranstaltungstag. Doch diese Aufgaben bilden nur einen Teil dessen ab, was die Planung und Organisation von Helfenden in Vereinen und für Veranstalter bedeutet.

Helfermanagement betrachtet den gesamten Weg eines Helfenden, vom ersten Kontakt bis zum nächsten Einsatz.

Denn bevor ihr Helfende einteilen könnt, müsst ihr sie zunächst gewinnen und kennenlernen. Während der Veranstaltungsplanung braucht es klare Aufgaben und eine funktionierende Kommunikation. Und nach dem letzten Einsatz folgen Abrechnung, Auswertung und die Frage, wie ihr zuverlässige Helfer langfristig an euch bindet.

Diesen gesamten Prozess fassen wir bei TeamUP im TeamUP-Helfer-Lifecycle in neun Phasen zusammen:

In diesem Beitrag stellen wir euch unsere neun Phasen für gutes Helfermanagement vor. Wenn ihr euch selbst von TeamUP überzeugen wollt, könnt ihr unsere Helfermanagement-Software 4 Wochen kostenlos testen.

Bevor ihr Helfereinsätze planen könnt, braucht ihr genügend Menschen, die sie übernehmen. Doch wo findet ihr diese Helfenden eigentlich?

Der erste Blick lohnt sich oft in den eigenen Verein oder die eigene Organisation. Fragt nicht nur aktive Mitglieder, sondern denkt auch an Eltern, ehemalige Mitglieder, Freunde und Familien der Vereinsmitglieder oder Menschen, die euch bereits bei früheren Veranstaltungen unterstützt haben. Gerade dort schlummert häufig ein Helferpool, der bisher nur nicht als solcher erfasst wurde.

Schaut deshalb einmal zurück: Wer hat bei euren letzten Veranstaltungen geholfen? Wo liegen diese Kontakte heute? Vielleicht in alten Excel-Listen, WhatsApp-Gruppen, E-Mail-Verteilern oder noch bei einzelnen Personen aus dem Organisationsteam. Führt diese Kontakte, natürlich nur im Rahmen der geltenden Datenschutzvorgaben, an einem zentralen Ort zusammen. So müsst ihr bei der nächsten Veranstaltung nicht wieder bei null anfangen.

Reicht euer bestehendes Netzwerk nicht aus, könnt ihr gezielt neue Helfende ansprechen. Nutzt dafür die Kanäle, auf denen ihr eure Gemeinschaft ohnehin erreicht: eure Website, Newsletter, Social Media, Aushänge, Mitgliederversammlungen oder persönliche Ansprache. Auch Kooperationen mit anderen Vereinen, lokalen Initiativen, Schulen oder Hochschulen können je nach Veranstaltung sinnvoll sein.

Kommuniziert dabei möglichst konkret. „Wir suchen noch Helfer für unser Sommerfest“ lässt viele Fragen offen. Nennt stattdessen Aufgabe, Zeitraum und ungefähren Aufwand. Interessierte können so direkt einschätzen, ob ein Einsatz zu ihnen passt.

Und denkt beim Gewinnen schon einen Schritt weiter: Sammelt neue Helfende nicht nur für diese eine Veranstaltung. Mit einem zentral gepflegten Helferpool baut ihr euch eine Basis auf, auf die ihr bei zukünftigen Veranstaltungen wieder zurückgreifen könnt.

Ihr habt Menschen gefunden, die euch unterstützen möchten. Jetzt lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wer sind eure Helfenden und was bringen sie für einen Einsatz mit?

Welche Informationen dafür wichtig sind, hängt von eurer Veranstaltung ab. Neben Kontaktdaten und Verfügbarkeit können beispielsweise Erfahrungen, besondere Fähigkeiten, Führerschein oder Sprachkenntnisse relevant sein. Gebt ihr Kleidung für die Veranstaltung aus, braucht ihr vielleicht zusätzlich die Konfektionsgröße. Entscheidend ist: Erfasst nur die Angaben, die ihr für die Organisation eurer Helfenden tatsächlich benötigt.

Überlegt dafür am besten von euren Aufgaben ausgehend: Welche Informationen braucht ihr später, um entscheiden zu können, wer einen bestimmten Posten übernehmen kann? Wenn für einen Fahrdienst ein Führerschein erforderlich ist oder für eine Aufgabe bestimmte Vorkenntnisse notwendig sind, solltet ihr diese Angaben frühzeitig erfassen und nicht erst dann, wenn ihr mitten in der Einsatzplanung steckt.

Vergesst dabei eure bisherigen Helfenden nicht. Wer schon bei früheren Veranstaltungen dabei war, bringt Erfahrungen mit, die bei der nächsten Planung hilfreich sein können. Haltet deshalb nach Möglichkeit auch fest, wer bereits unterstützt hat und in welchen Bereichen oder Aufgaben die Person eingesetzt war.

In TeamUP könnt ihr solche Informationen zentral in den Helferprofilen verwalten und Voraussetzungen für bestimmte Einsätze definieren. So entsteht aus einzelnen Kontaktdaten nach und nach ein Helferpool, bei dem ihr nicht nur wisst, wen ihr erreichen könnt, sondern auch, wen ihr für welche Aufgaben ansprechen könnt.

Ihr wisst jetzt, welche Aufgaben bei eurer Veranstaltung anfallen und welche Voraussetzungen dafür wichtig sind. Das bedeutet aber nicht, dass ihr nun euren gesamten Helferpool durchgehen und für jede Person einen passenden Einsatz suchen müsst.

Lasst eure Helfenden selbst den ersten Schritt machen. Schreibt eure Posten so aus, dass Aufgabe, Einsatzzeit und mögliche Voraussetzungen klar erkennbar sind. Eure Helfenden können dann selbst entscheiden, welche Einsätze für sie zeitlich und inhaltlich infrage kommen, und sich gezielt darauf bewerben.

Damit wird die Auswahl für euch deutlich überschaubarer. Jetzt kommt das Wissen aus der vorherigen Phase ins Spiel: Prüft bei den Bewerbenden, wer die Voraussetzungen für den Posten erfüllt und aufgrund seiner Fähigkeiten oder bisherigen Erfahrungen gut zur Aufgabe passt. Gibt es mehrere geeignete Bewerbungen, könnt ihr daraus die passende Besetzung auswählen.

Genau diesen Ablauf bildet TeamUP ab. Eure Helfenden sehen die verfügbaren Posten einer freigeschalteten Veranstaltung und können sich darauf bewerben. Ihr prüft die eingegangenen Bewerbungen und entscheidet anschließend, welche ihr annehmt. So verteilt ihr eure Helfenden nicht von oben auf Aufgaben, sondern bringt Interesse auf Helferseite und Anforderungen auf Veranstalterseite zusammen.

Die Bewerbung ist angenommen und der Einsatz steht fest. Jetzt sollten eure Helfenden nicht in alten Nachrichten oder verschiedenen Listen nach den wichtigsten Informationen suchen müssen.

Sorgt dafür, dass für jeden Einsatz eindeutig feststeht: Bei welcher Veranstaltung helfe ich? Welchen Posten übernehme ich? Wann beginnt und endet mein Einsatz? Und welche Informationen gibt es zu meiner Aufgabe? Je leichter Helfende diese Angaben selbst finden können, desto weniger Rückfragen landen vor der Veranstaltung bei eurem Organisationsteam.

Genau dafür haben eure Helfenden in TeamUP einen eigenen Account. Dort finden sie ihre Veranstaltungen und Einsätze mit den dazugehörigen Informationen gebündelt an einem Ort. Ändert sich beispielsweise die Besetzung oder kommt ein weiterer Einsatz hinzu, bleibt der aktuelle Stand für die Helfenden über TeamUP einsehbar.

Das ist besonders hilfreich, wenn jemand mehrere Einsätze oder Veranstaltungen übernimmt. Statt sich Informationen aus E-Mails, Chatverläufen und Schichtplänen zusammensuchen zu müssen, hat jeder Helfende seine eigenen Einsätze und die dazugehörigen Informationen zentral im Blick.

Damit schafft ihr eine gemeinsame Informationsgrundlage für den Veranstaltungstag und genau dort setzt die nächste Phase an: die Begleitung und Kommunikation mit euren Helfenden.

Auch wenn alle Einsatzinformationen feststehen, entstehen vor und während einer Veranstaltung neue Fragen oder Änderungen. Vielleicht verschiebt sich ein Treffpunkt, eine Zufahrt ändert sich oder ein Team benötigt kurzfristig zusätzliche Informationen. Jetzt kommt es darauf an, die richtigen Helfenden schnell und gezielt zu erreichen.

Überlegt euch deshalb schon vor der Veranstaltung, welche Informationen alle Helfenden benötigen und welche nur für einzelne Teams relevant sind. Eine allgemeine Änderung zum Veranstaltungsbeginn betrifft möglicherweise alle. Eine neue Anweisung für den Getränkestand muss dagegen nicht beim Aufbau- oder Einlassteam landen. So vermeidet ihr unnötige Nachrichten und sorgt gleichzeitig dafür, dass wichtige Informationen nicht untergehen.

In TeamUP könnt ihr Nachrichten direkt aus der Helferliste oder einer Veranstaltung heraus verschicken. Dabei könnt ihr nicht nur alle Helfenden gemeinsam anschreiben, sondern eure Empfänger gezielt eingrenzen, beispielsweise auf die Helfenden eines bestimmten Bereichs, Unterbereichs, einer Position oder sogar eines einzelnen Postens.

Das hilft auch bei ganz praktischen Situationen am Veranstaltungstag: Statt erst herauszufinden, wer gerade zu einem bestimmten Team gehört, nutzt ihr eure bestehende Einsatzstruktur direkt als Verteiler. So könnt ihr genau die Personen kontaktieren, die eine Information tatsächlich betrifft.

Gute Begleitung bedeutet dabei nicht, möglichst viele Nachrichten zu verschicken. Entscheidend ist, dass eure Helfenden zur richtigen Zeit die Informationen bekommen, die sie für ihren Einsatz brauchen und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Ist die Veranstaltung vorbei, beginnt für das Organisationsteam häufig die Nachbereitung. Erhalten eure Helfenden eine Aufwandsentschädigung, gehört dazu auch die Frage: Wer bekommt für welchen Einsatz welche Vergütung?

Die Grundlage dafür solltet ihr bereits vor der Veranstaltung schaffen. Legt fest, welche Posten vergütet werden und wie sich die jeweilige Aufwandsentschädigung zusammensetzt. Während der Veranstaltung solltet ihr außerdem dokumentieren, wer tatsächlich zu seinem Einsatz erschienen ist. So müsst ihr im Nachhinein nicht anhand von Schichtplänen, Nachrichten oder Erinnerungen rekonstruieren, wer vor Ort war.

In TeamUP könnt ihr Vergütungen für Helfereinsätze hinterlegen und bei der Veranstaltung die Anwesenheit eurer Helfenden erfassen. Nach dem Event führt ihr diese Informationen in der Abrechnung zusammen und könnt nachvollziehen, welche Aufwandsentschädigung sich für die einzelnen Helfenden ergibt.

Gerade bei vielen Helfenden und unterschiedlichen Vergütungen spart euch ein durchgängiger Prozess Arbeit: Die Abrechnung basiert auf den Daten des tatsächlichen Einsatzes, statt nach der Veranstaltung eine neue Liste dafür aufzubauen.

Damit ist der organisatorische Teil eines Einsatzes abgeschlossen. Für euer zukünftiges Helfermanagement bleibt aber noch eine wichtige Frage: Welche Erfahrungen aus diesem Einsatz möchtet ihr für das nächste Mal behalten?

Nach einer Veranstaltung habt ihr nicht nur einen Einsatz abgeschlossen, sondern auch neue Erfahrungen mit euren Helfenden gesammelt. Haltet die Informationen fest, die euch bei einer zukünftigen Einteilung tatsächlich weiterhelfen.

Dabei geht es nicht darum, pauschal zu beurteilen, ob jemand „gut“ oder „schlecht“ geholfen hat. Viel hilfreicher sind konkrete Beobachtungen: War die Person zuverlässig? Hat sie selbstständig gearbeitet? Hat sie sich für eine bestimmte Aufgabe besonders geeignet? Kann sie beim nächsten Mal mehr Verantwortung übernehmen oder wäre ein anderer Einsatz passender?

Solche Informationen sind besonders wertvoll, wenn mehrere Personen eure Veranstaltungen organisieren. Was eine Teamleitung bei einem Event über einen Helfenden gelernt hat, sollte bei der nächsten Veranstaltung auch einer anderen verantwortlichen Person zur Verfügung stehen. So bleibt Erfahrungswissen in eurer Organisation und nicht nur in den Köpfen einzelner Teammitglieder.

In TeamUP könnt ihr eure Helfenden nach einer Veranstaltung intern bewerten. Diese Bewertung ist für die Helfenden selbst nicht sichtbar und bleibt mit ihrem Profil verknüpft. Bei einem zukünftigen Einsatz könnt ihr dadurch auf Erfahrungen aus vergangenen Veranstaltungen zurückgreifen, statt euch ausschließlich auf Erinnerungen oder persönliche Absprachen zu verlassen.

Damit wächst eure Helferdatenbank mit jeder Veranstaltung nicht nur um vergangene Einsätze, sondern auch um wertvolles Wissen für die zukünftige Planung.

Helferbindung beginnt nicht erst mit der nächsten Anfrage. Ob jemand erneut unterstützen möchte, hängt davon ab, wie der bisherige Einsatz erlebt wurde. Verlässliche Informationen, klare Zuständigkeiten, passende Aufgaben und ein wertschätzender Umgang während der Veranstaltung schaffen dafür eine wichtige Grundlage.

Bleibt anschließend mit euren Helfenden in Kontakt. Bedankt euch zeitnah für die Unterstützung und informiert sie über kommende Veranstaltungen, sobald neue Einsatzmöglichkeiten feststehen. Dabei muss nicht jede Nachricht an euren gesamten Helferpool gehen. Wenn ihr wisst, wer sich für bestimmte Aufgaben interessiert oder dort bereits Erfahrung gesammelt hat, könnt ihr passende Helfende gezielter ansprechen.

Wichtig ist außerdem, die aufgebauten Kontakte nicht nach jeder Veranstaltung wieder zu verlieren. Pflegt ehemalige Helfende an einem zentralen Ort, statt für jedes Event einen neuen Verteiler oder eine neue Liste anzulegen.

In TeamUP bleiben die Helferprofile veranstaltungsübergreifend erhalten. Damit wächst euer Helferpool mit jeder Veranstaltung weiter und steht euch auch für zukünftige Events zur Verfügung. So wird aus der wiederkehrenden Suche nach genügend Helfenden Schritt für Schritt ein Netzwerk aus Menschen, die eure Organisation bereits kennen und gerne wieder unterstützen.

Die nächste Veranstaltung steht an und damit beginnt der Helfer-Lifecycle von Neuem. Diesmal habt ihr allerdings einen entscheidenden Vorteil: Ihr kennt bereits Menschen, die euch unterstützt haben, und müsst nicht bei null anfangen.

Schaut deshalb zuerst in euren bestehenden Helferpool, bevor ihr ausschließlich neue Helfende sucht. Nutzt dabei die Informationen, die ihr in den vorherigen Phasen gesammelt habt. So könnt ihr gezielt auf geeignete Helfende zugehen, sobald eine neue Veranstaltung ansteht.

Und genau hier wird aus einer einmaligen Helferplanung langfristiges Helfermanagement: Ein Teil eurer bisherigen Helfenden steigt direkt wieder in den Lifecycle ein. Gleichzeitig kommen neue Menschen hinzu, die ihr gewinnt, kennenlernt und Schritt für Schritt in euren Helferpool integriert.

So wird die Organisation zukünftiger Veranstaltungen nicht jedes Mal zur komplett neuen Helfersuche, sondern baut auf dem auf, was ihr euch bei vergangenen Veranstaltungen bereits erarbeitet habt.

Fazit: Helfermanagement als Kreislauf denken

Wer Helfende nur für die nächste Veranstaltung sucht und einteilt, beginnt einen großen Teil der Arbeit beim nächsten Event erneut. Ein langfristig aufgebauter Helferpool verändert das: Ihr kennt eure Helfenden, könnt Erfahrungen aus vergangenen Einsätzen nutzen und habt eine bessere Grundlage für zukünftige Veranstaltungen.

Genau deshalb denken wir Helfermanagement als Lifecycle. Jede Veranstaltung liefert euch nicht nur Helfende für den aktuellen Bedarf, sondern auch Wissen und Kontakte, mit denen ihr weiterarbeiten könnt.

In den kommenden Wochen greifen wir die neun Phasen einzeln auf. Dabei schauen wir genauer darauf, was ihr in der Praxis beachten könnt und wie TeamUP euch in den jeweiligen Schritten unterstützt.

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Dabei lassen wir euch nicht allein mit einer neuen Software starten: Zu Beginn führen wir euch in einem persönlichen 1:1-Termin durch TeamUP und zeigen euch die wichtigsten Funktionen für euer Helfermanagement. Während der gesamten vierwöchigen Testphase begleitet euch unser Support-Team und steht euch bei Fragen zur Seite.

So könnt ihr TeamUP nicht nur kennenlernen, sondern direkt herausfinden, wie die Software zu eurem Verein, eurer Organisation und euren Veranstaltungen passt.

Häufige Fragen zum Helfermanagement bei Veranstaltungen