TeamUP wird weiterentwickelt: Was wir aus unseren Praxistests lernen

Software sollte nicht stehen bleiben. Genau davon sind wir bei TeamUP überzeugt. Software muss sich mit den Anforderungen ihrer Nutzer weiterentwickeln, neue Arbeitsweisen aufnehmen und dort einfacher werden, wo im Alltag unnötige Hürden entstehen.

TeamUP wird bereits seit über zwei Jahren bei Sportveranstaltungen eingesetzt. Mehrere Tausend Helfende haben sich über TeamUP registriert, auf offene Einsätze beworben und ihre Zuordnungen eingesehen. Veranstalter verwalten damit offene und besetzte Posten, teilen Helfende zu und kommunizieren direkt mit einzelnen Personen oder Gruppen.

Inzwischen testen weitere Vereine und Veranstalter TeamUP mit ihren eigenen Abläufen. Diese Testphasen zeigen uns, welche Funktionen sich im Alltag bewähren, welche Informationen Nutzer an anderer Stelle erwarten und wo sich Wege verkürzen oder verständlicher gestalten lassen.

Diese Erkenntnisse zeigen uns, welche Verbesserungen unsere Helfersoftware benötigt. Aus diesem Grund arbeiten wir hinter den Kulissen an der zweiten Version von TeamUP.

In diesem Beitrag geben wir euch einen Einblick in die Entstehung von TeamUP, unsere bisherigen Erfahrungen aus den Praxistests und die Überlegungen hinter der Weiterentwicklung.

In diesem Beitrag:

• Wie TeamUP entstanden ist
• Was sich im bisherigen Einsatz bewährt hat
• Welche Erkenntnisse wir aus den Praxistests mitnehmen
• Woran wir bei der nächsten Version arbeiten
• Wie ihr TeamUP testen und mitgestalten könnt

TeamUP entstand für einen konkreten Veranstalter

Am Anfang stand keine allgemeine Idee für eine neue Veranstaltungssoftware.

Unser Kunde TIME for SPORTS ist eine Full-Service-Agentur für Sport-Projektmanagement und organisiert gemeinsam mit Partnern vor allem Outdoor- und Ausdauersportveranstaltungen. Dazu gehören unter anderem die 7-Seen-Wanderung, der Hindernislauf CrossDeLuxe sowie Gravel-Events im Harz und in der Torgauer Heide.

Für diese Veranstaltungen werden zahlreiche freiwillige und häufig ehrenamtliche Helfende benötigt: etwa bei der Startunterlagenausgabe, als Streckenposten, in der Zielverpflegung oder bei der Medaillenübergabe.

TIME for SPORTS suchte deshalb nach einer Software, mit der sich Helfende registrieren und auf offene Posten bewerben können. Die Veranstaltungsleitung sollte Bewerbungen prüfen, Personen gezielt einsetzen und jederzeit erkennen können, welche Aufgaben bereits besetzt sind.

Auch die Kommunikation sollte direkt aus dem System möglich sein, mit einzelnen Helfenden ebenso wie mit Gruppen, beispielsweise allen Streckenposten oder allen Personen eines bestimmten Veranstaltungsbereichs.

Da die damals verfügbaren Lösungen diese Abläufe nicht so abbildeten, wie sie für die Veranstaltungen gebraucht wurden, entwickelte unser Programmierteam bei Xenio Marketing eine eigene Anwendung. Daraus entstand TeamUP.

Was zunächst für einen einzelnen Kunden entstand, erwies sich auch für andere Vereine und Veranstalter als interessant. Deshalb bieten wir TeamUP inzwischen als eigenständige Software an.

Im laufenden Einsatz bewährt – im Einstieg noch nicht überall selbsterklärend

TIME for SPORTS nutzt TeamUP seit über zwei Jahren bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr. In diesem gewachsenen Einsatzumfeld hat sich die Software etabliert. Mehr als 4.000 Helfende arbeiten bereits über die Plattform.

Für TIME for SPORTS sind die Abläufe inzwischen vertraut. Das Team kennt die Struktur, weiß, wo Einstellungen zu finden sind, und hat die eigene Veranstaltungsorganisation über längere Zeit mit TeamUP aufgebaut.

Bei neuen Testorganisationen ist die Ausgangslage eine andere. Sie kommen mit eigenen Prozessen, Begriffen und Erwartungen in die Software. Manche haben bereits Erfahrung mit digitalen Verwaltungssystemen, andere arbeiten bisher vor allem mit Tabellen, E-Mails und persönlichen Absprachen.

In den Tests wurde dadurch sichtbar, dass ein eingespielter Ablauf bei einem langjährigen Kunden nicht automatisch bedeutet, dass neue Nutzer sich sofort zurechtfinden. Funktionen, die im täglichen Einsatz zuverlässig genutzt werden, müssen beim ersten Kontakt trotzdem verständlich angeordnet und benannt sein.

Genau dort liegt unser aktueller Schwerpunkt. TeamUP soll nicht nur nach einer ausführlichen Einführung funktionieren. Nutzer sollen auch später selbstständig Änderungen vornehmen, Informationen schnell wiederfinden und den Aufbau ihrer Veranstaltung nachvollziehen können.

Detaillierte Planung mit klarerem Einstieg

TeamUP kann Veranstaltungen sehr genau abbilden. Bereiche lassen sich unterteilen, Aufgaben strukturieren und einzelne Helferposten sauber zuordnen. Gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen oder mehreren Einsatzorten schafft diese Tiefe eine belastbare Grundlage für die Planung.

Unsere Tests zeigen zugleich, dass neue Nutzer nicht immer dieselbe Detailtiefe benötigen. Wer zum ersten Mal eine Veranstaltung anlegt, möchte zunächst die wichtigsten Strukturen aufbauen und schnell erkennen, welche Posten noch offen sind. Erst später werden weitere Ebenen und Einstellungen relevant.

Genau diese unterschiedlichen Einstiege wollen wir in der nächsten Version besser berücksichtigen. Die vorhandene Planungstiefe bleibt erhalten. Gleichzeitig soll TeamUP deutlicher zeigen, welche Schritte für den jeweiligen Anwendungsfall wirklich notwendig sind und wo sich eine Planung bewusst schlanker halten lässt.

Für Veranstaltungen, bei denen eine einfache Liste nicht mehr reicht

TeamUP richtet sich an Vereine sowie kleine und mittelgroße Veranstalter, die mehr verwalten müssen als Namen und Einsatzzeiten.

Sobald Helfende sich auf Aufgaben bewerben, Veranstalter Bewerbungen prüfen, mehrere Bereiche besetzen oder gezielt mit bestimmten Gruppen kommunizieren möchten, stößt eine einfache Tabelle schnell an Grenzen. TeamUP bündelt diese Abläufe bereits heute in einer Anwendung.

Auch größere Helfermengen lassen sich damit verwalten. Entscheidend für die Einsatzgrenze ist weniger die Anzahl der Personen als die Komplexität der dahinterliegenden Prozesse.

Sehr große Veranstaltungen arbeiten teilweise mit mehrstufigen Auswahlverfahren, Interviews, umfangreichen Akkreditierungen, automatisierten Konfliktprüfungen oder angebundenen Check-in-Systemen. TeamUP ist derzeit nicht als Enterprise-Lösung für jeden dieser Spezialprozesse ausgelegt.

Unsere Stärke liegt dort, wo Veranstalter Bewerbungen, Zuweisungen, offene Posten und die Kommunikation mit ihren Helfenden zentral organisieren möchten, ohne dafür mehrere getrennte Systeme zu verwenden.

Woran wir mit Priorität arbeiten

Die nächste Version von TeamUP ist für uns kein Nebenprojekt. Ihre Entwicklung hat aktuell höchste Priorität.

Wir bauen auf den Funktionen auf, die sich bereits im Veranstaltungseinsatz bewährt haben. TeamUP soll weiterhin eine detaillierte Helferplanung ermöglichen, Bewerbungen und Zuweisungen abbilden und die Kommunikation mit einzelnen Helfenden oder Gruppen erleichtern.

Gleichzeitig überarbeiten wir die Oberfläche und die Wege durch die Anwendung. Informationen, die inhaltlich zusammengehören, sollen auch dort gemeinsam sichtbar sein, wo Nutzer sie benötigen. Änderungen sollen schneller möglich sein, ohne zunächst mehrere Ebenen einer Veranstaltung öffnen zu müssen.

Geplant sind unter anderem:

• eine vollständig überarbeitete Oberfläche,
• ein klarer strukturiertes Frontend,
• besser gebündelte Informationen,
• zusätzliche Funktionen für die Veranstaltungsorganisation,
• eine neue Unterstützung für den eigenständigen Einstieg nach der Produkteinführung.

Was sich hinter dem letzten Punkt verbirgt, bleibt vorerst unsere kleine Überraschung.

Auch Rückmeldungen aus den Tests fließen in die Entwicklung ein. Mehrfach gewünscht wurden beispielsweise andere Veranstaltungsübersichten und Darstellungen, die stärker an einem Schichtplan orientiert sind.

Solche Wünsche übernehmen wir nicht ungeprüft. Wir schauen, ob sie zu TeamUP passen, mehreren Nutzergruppen helfen und die Anwendung tatsächlich klarer machen. Häufig genannte Anforderungen werden bereits mit integriert, weitere sinnvolle Funktionen folgen nach der Veröffentlichung der neuen Version.

Testen mit echten Veranstaltungen

Während wir im Hintergrund an der Zukunft von TeamUP arbeiten, testen interessierte Vereine und Veranstalter unsere aktuelle Helferversion und nutzen sie für ihre Veranstaltungen. Interessenten erhalten bei uns die Möglichkeit, unsere Software 4 Wochen kennenzulernen, kostenlos zu testen und zu entscheiden, ob sie zu ihnen und ihren Abläufen passt.

Unsere Testphase beginnt immer mit einer persönlichen Einführung in TeamUP. Anschließend stellen wir eine eigene Testinstanz zur Verfügung, in der Organisationen mit ihren tatsächlichen Abläufen arbeiten können. Sie legen Veranstaltungen und Aufgaben an, importieren Helferdaten oder testen einzelne Prozesse gemeinsam mit ausgewählten Helfenden.

Die begleitete Testphase endet nach vier Wochen. In dieser Zeit führen wir regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche durch und stehen an Werktagen für Rückfragen zur Verfügung.

Für uns sind diese Tests ein wichtiger Teil der Produktentwicklung. Sie zeigen nicht nur, ob eine Funktion technisch arbeitet. Wir erfahren auch, welche Informationen Nutzer zuerst brauchen, welche Ansichten sie im Alltag vermissen und an welchen Stellen eine andere Anordnung Arbeitsschritte verkürzen würde.

Besonders wertvoll sind Rückmeldungen, die bei mehreren Organisationen unabhängig voneinander auftauchen. Sie helfen uns dabei, zwischen Einzelwünschen und tatsächlichem Verbesserungsbedarf zu unterscheiden.

Warum wir schon jetzt darüber sprechen

Wir könnten mit diesem Einblick warten, bis die neue Version fertig ist. Dann ließen sich einfach neue Funktionen und eine neue Oberfläche präsentieren.

Das würde allerdings nicht zeigen, wie TeamUP entsteht.

Die Software wurde von Anfang an für den praktischen Einsatz entwickelt. Auch ihre Weiterentwicklung richtet sich deshalb nicht nach einer theoretischen Wunschliste, sondern nach Erfahrungen aus realen Veranstaltungen und Testphasen.

TeamUP kann bereits heute Prozesse rund um Helfermanagement abbilden. Gleichzeitig sehen wir, wo sich der Einstieg und die tägliche Arbeit noch klarer gestalten lassen. Beides gehört für uns zusammen: eine funktionierende Grundlage und der Anspruch, sie konsequent und benutzerfreundlich weiterzuentwickeln.

Die neue Version soll TeamUP nicht nur moderner aussehen lassen. Veranstalter sollen schneller erfassen, wie sie ihre Veranstaltung aufbauen, wo noch Helfende fehlen und welche Aufgaben als Nächstes anstehen. Gleichzeitig werden sich Helfende einfacher zurechtfinden und ihre relevanten Informationen – egal ob zu Veranstaltern, Bewerbungen oder Einsätzen – besser organisieren können.

Einen Veröffentlichungstermin für die nächste Version nennen wir noch nicht. Wir möchten lieber belastbar informieren, als früh ein Datum zu versprechen. Fest steht jedoch, dass wir mit Priorität daran arbeiten.

Testet TeamUP selbst und gestaltet die Weiterentwicklung mit

Ihr kennt eure Veranstaltungen, eure Helfenden und eure Abläufe besser als jede Produktbeschreibung. Genau deshalb ist eure Perspektive für uns so wertvoll.

Wenn ihr TeamUP testet, prüft ihr nicht nur, ob die Software zu euch passt. Ihr könnt uns auch zeigen, welche Funktionen euch im Alltag wirklich helfen, welche Informationen ihr schneller finden möchtet und welche Abläufe für eure Organisation anders gedacht werden müssen.

Nicht jeder Wunsch wird automatisch umgesetzt. Aber wenn mehrere Vereine und Veranstalter ähnliche Rückmeldungen geben, beeinflusst das unsere Prioritäten und damit die weitere Entwicklung von TeamUP.

Gerade jetzt habt ihr die Möglichkeit, die Software nicht erst dann kennenzulernen, wenn alle Entscheidungen längst getroffen sind. Ihr könnt Erfahrungen einbringen und dazu beitragen, dass TeamUP näher an den Anforderungen der Menschen entwickelt wird, die später damit arbeiten.

Entscheidet ihr euch nach der Testphase für das Small-Paket, könnt ihr TeamUP im ersten Jahr kostenlos nutzen.

Wir freuen uns darauf, euch und eure Veranstaltungen kennenzulernen und gemeinsam herauszufinden, was TeamUP für euren Arbeitsalltag leisten muss. Ihr gebt uns dabei wertvolle Einblicke in eure Abläufe, und wir stellen euch die Software zum Testen zur Verfügung. So entsteht im besten Fall genau das, was wir uns alle wünschen: eine Lösung, die nicht an der Praxis vorbeientwickelt wird.

Ihr möchtet TeamUP ausprobieren und die nächste Version aktiv mitgestalten? Dann vereinbart eine persönliche Produkteinführung mit uns.

Häufige Fragen zur Weiterentwicklung von TeamUP